Pengertian Email | Sejarah, Cara Kerja, Fungsi, dan jenisnya

Banyak orang Indonesia yang tidak menyadari bahwasanya Cloud Computing menjadi sarana paling praktis yang pernah diciptakan manusia dalam menyimpan data dan Informasi. Apalagi di zaman digital seperti saat ini yang mana 80% penduduk modern sangat bergantung pada sistem yang canggih namun simpel untuk digunakan dalam aktivitas sehari-hari.

Salah satu bukti apabila sistem Cloud Computing  dibutuhkan pada kegiatan penyimpanan informasi adalah ketika Anda menggunakan layanan seperti Gmail. Di saat pengguna akan menautkan cloud dan email untuk melampirkan file yang lebih besar dari 25 MB, Google akan meminta pengguna agar mengupload file tersebut ke dalam layanan Cloud Drive nya. Kemudian Gmail nantinya akan menempatkan tautan link ke file tersebut di email dan bukan dari file itu sendiri.  

Lihat Juga : Pengertian Google Classroom | Manfaat, Fitur, Cara Menggunakan

Pengertian Email

Email dikenal luas sebagai surat elektronik yang digunakan dalam mengirim dan menerima pesan dari pengguna satu kepada pengguna lainya melalui media Internet. Namun faktanya Email lebih dari sekedar alat untuk mengirim pesan elektronik, salah satu contohnya ialah dapat digunakan sebagai identitas diri untuk mendaftar ke dalam situs atau lembaga apa pun yang mengharuskan Anda memiliki akun email.

Ada pula fungsi notifikasi yang berfungsi dalam memberikan informasi mengenai aktivitas pengguna. Misalnya seperti transaksi pembelian maupun penjualan yang berlangsung secara online melalui email yang telah didaftarkan pada situs terkait. Bahkan pengiriman Email tidak terbatas pada text saja, namun file seperti audio, video, gambar ataupun file extraksi seperti rar maupun zip juga dapat dikirim melalui Email.   

Lihat Juga : Pengertian Android | Definisi, Fungsi, Sejarah, Kelebihan

Pengertian Email Menurut Para Ahli

1. Pendapat Ali Zaki

Email adalah sebuah surat elektronik yang dapat memberikan kemudahan bagi semua orang untuk dapat saling berkirim surat dan pesan dengan menggunakan jaringan internet.

2. Pendapat Jasmadi

Email adalah singkatan dari electronic mail. Secara singkat, email merupakan metode berkirim pesan secara elektronik dengan atau melalui internet.

3. Pendapat Erima Oneta 

Email merupakan salah satu fasilitas di internet yang sangat populer dan merupakan fasilitas yang paling awal dikembangkan di internet. Dengan menggunakan email, kita dapat menyusun, mengirimkan, membaca, membalas, dan mengelola pesan secara elektronis dengan mudah, cepat, tepat, dan aman.

Sejarah Singkat Email  

Email berawal dan tercipta pada 1971 oleh seseorang bernama Ray Tomlinson, mulanya beliau mendapatkan tugas dalam proyek SNDMSG.  Program ini digunakan untuk meninggalkan pesan pada sebuah komputer, sehingga ketika ada orang lain yang memakai komputer itu dapat membaca pesan yang ditinggalkan. 

Kemudian Ray melanjutkan eksperimennya dengan menggunakan file protocol yang bernama CYPNET, sehingga program SNDMSG tadi dapat mengirim pesan ke komputer lain yang berada di dalam jaringan ARPAnet. Itulah awal mulanya Email dikembangkan sampai sekarang.

Lihat Juga : Pengertian Windows | Definisi, Fungsi, Sejarah, Kelebihan

Cara Kerja Email  

Meskipun dari praktiknya terlihat sederhana, nyatanya Email memiliki langkah kerja yang terstruktur dan bertahap. Sehingga minim terjadinya error dalam proses pengiriman informasi antara media pengirim ke penerima. Berikut penjabarannya:

1. Informasi elektronik dikirimkan dari server pengirim, menuju server surat elektronik penerima (MTA) atau disebut Mail Transport Agent.
2. Penerima MTA kemudian memberikan email ke incoming mail server atau server surat masuk (MDA) atau Mail Delivery Agent yang menyimpan email sampai penerima (menerima email tersebut)
3. Ada dua protokol utama yang digunakan untuk mengambil email pada MDA. Pertama adalah protokol POP3 (Post Office Protocol), yang digunakan untuk mengambil email dan dalam kasus tertentu, meninggalkan salinannya pada server.

Apabila dianalogikan pada dunia nyata maka MTA bertindak sebagai kantor pos (pihak yang mengirim dan menyortir pesan) dan MDA bertindak sebagai kotak surat yang menyimpan pesan (sebanyak volume yang memungkinkan) sampai penerima menerima pesan. 

Lihat Juga : Pengertian Adobe Premier Pro | Definisi, Sejarah, Kelebihan, Kekurangan

Fungsi & Manfaat Email   

Seperti yang telah diketahui bahwasanya Email merupakan salah satu terobosan umat manusia dalam memperluas jangkauan komunikasi dan informasi dalam dunia modern. Namun contoh spesifik dari manfaat Email itu seperti apa sih? Berikut ulasannya:

1. Mempersingkat Waktu Dan Jarak 

Di zaman sekarang ketinggalan Informasi merupakan hal yang hampir mustahil, dengan adanya Internet sebuah berita dapat tersebar dalam hitungan detik saja. Begitu pula dengan Email sebagai sarana pengiriman dan penerimaan pesan. Seseorang dapat mengirimkan suatu informasi kepada orang lain hanya dengan satu kali klik dan pesan pun sampai kepada penerima dalam waktu yang hampir bersamaan, meskipun terpaut jarak yang sangat jauh.

2. Sarana yang Murah, Praktis & Gratis  

Siapa sih yang suka ribet? Email hadir dalam rangka untuk mempermudah penyebaran informasi antar para pengguna media digital, dan sarana ini dihadirkan secara gratis sehingga setiap orang dapat memiliki identitas diri masing-masing untuk menunjang keperluan yang melibatkan Email di dalamnya.

Misalnya saja Anda ingin mendaftar pekerjaan ataupun bersekolah di luar negeri, tentunya satu-satunya media yang dapat diandalkan dalam proses tersebut adalah Email. Kenapa? Karena Email bersifat lebih aman dan privasi, di mana informasi pribadi pengirim hanya diketahui oleh penggunanya sendiri. Berbeda dengan media sosial yang dapat bersifat bebas dan terbuka di mana Informasi pribadi tidak selalu terjaga apabila tidak diatur terlebih dahulu.

3. Identitas diri dalam Dunia Digital  

Terdapat beragam situs di Internet yang mengharuskan Anda untuk memiliki sebuah Identitas pribadi agar dapat menerima layanan penuh yang disediakan di dalamnya. Misalnya saja seperti situs belanja online, di mana seorang pengguna wajib untuk mendaftarkan dirinya melalui Email untuk mendapatkan akun untuk mengakses keseluruhan layanan serta fitur pada situs tersebut.

4. Media Marketing

Promosi melalui Email menjadi upaya dalam meningkatkan efektivitas bisnis terutama dalam hal penjualan dan telah lama dikenal dengan nama Email marketing. Email marketing  merupakan cara pemasaran yang sering dilakukan oleh para pelaku bisnis online dengan memanfaatkan Email  yang dikirimkan kepada calon pelanggan baru (belum pernah membeli produk) dan yang sudah menjadi pelanggan.

Lihat Juga : Pengertian Microsoft Word | Sejarah, Fungsi, Manfaat

Macam-macam Email  

1. Gmail  

Google dikenal sebagai perusahaan yang tidak pernah mengeluarkan produk gagal, salah satunya Gmail. Fitur yang ditawarkan Google sendiri ke Gmail juga sangat membantu para penggunanya, misalnya saja ruang penyimpanan nya yang mencapai hingga 15GB dan terintegrasi langsung dengan layanan Google Drive.

Bahkan Gmail menyediakan banyak pengaturan lanjutan di mana pengguna dapat membuat label dan filter, mengimpor email dari akun email lain ataupun menggunakan chat client, dan masih banyak fitur lainnya termasuk menginstall gadget (add-on) untuk memperluas fungsi Gmail penggunanya.

2. POP Mail  

Mungkin nama POP Mail terdengar asing ditelinga Anda, POP sendiri merupakan singkatan dari (Post Office Protocol) dan digunakan untuk menyinkronkan email dari Gmail ke klien email apa pun yang kompatibel, seperti Outlook, Thunderbird, atau Apple Mail. Fungsi lain dari POP Mail ialah memungkinkan pengguna untuk dapat membaca email dalam kondisi offline (tidak tersambung internet), karena email yang masuk ke dalam mailbox pada server komputer dapat ditampung di komputer lokal.

3. Yahoo Mail

Meskipun namanya sudah jarang terdengar di Internet, nyatanya Yahoo Mail masih tetap ada hingga sekarang sebagai layanan email gratis dari Yahoo untuk digunakan mengirim pesan secara online. Bisa dibilang Yahoo Mail lebih tua dari Gmail yang baru diluncurkan pada tahun 1998, akan tetapi akibat dari lambatnya Yahoo dalam mengembangkan konten perusahaannya. Yahoo Mail semakin menyusut dan kurang diminati dibandingkan dengan Gmail.

4. Hotmail  

Microsoft tidak mau kalah saing dengan Yahoo maupun Google, sehingga mereka menciptakan Hotmail sebagai layanan email berbasis web gratis yang merupakan bagian dari Windows Live Group. Sekarang ini nama Hotmail sendiri telah berubah dan dikenal dengan Outlook pada tahun 2012.

Meskipun telah berubah Microsoft tetap mengembangkan Outlook dengan menambahkan fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal. Juga apabila digunakan bersama dengan Microsoft Exchange Server, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, dan jadwal bersama.

5. GMX Mail  

GMX Mail (Global Mail Exchange) adalah layanan email gratis yang merupakan salah satu aset kepemilikan dari United Internet. Terlebih lagi GMX Mail memiliki kelebihan karena mendukung fitur filter, penggantian tema dan warna dasar, signature, penjawab otomatis (autoresponder), mail collector, penyaringan spam, serta virus scanning dalam layanannya.

Bahkan baru-baru ini GMX Mail memiliki fitur tambahan berupa perlindungan dari virus, yang bekerja secara otomatis. Juga fitur Mailbox di mana dapat melindungi dari spam dengan menggunakan tujuh modul anti-spam, sehingga email yang tidak diinginkan menjadi 98% lebih sedikit.

6. AOL Mail  

Bisa jadi masih banyak dari Anda yang tidak pernah mendengar namanya, AOL Mail merupakan layanan email yang menawarkan kecepatan dengan desain sederhana dan ruang penyimpanan berkapasitas tanpa batas. Dari fitur yang dihadirkan, AOL Mail sangat cocok bagi pengguna yang ingin bergerak dibidang bisnis karena tidak perlu khawatir mengenai kapasitas ruang penyimpanan yang kecil dan terbatas.

Lihat Juga : Pengertian Adobe Acrobat Reader | Fungsi, Fitur, Cara Menggunakan

Jenis-Jenis Email  

Sebagai tambahan, Email sendiri memiliki beberapa jenis yang disesuaikan dengan fungsi dan tujuan berbeda. Misalnya saja seperti promosi jasa, perdagangan, pendidikan, Entertainment dan sebagainya. Karena itu perlu diketahui juga perbedaan jenis-jenis email melalui penjelasan di bawah ini:

1. Email Buletin  

Dari namanya saja kita bisa mengetahui bahwasanya jenis email ini memang dibuat dan digunakan untuk tujuan bisnis. Umumnya email buletin digunakan sebagai media informasi pelanggan tentang promosi terkini, penjualan, dan penawaran terbaru mengenai perdagangan.

2. Email Khusus  

Bisa dibilang jenis email ini lebih bersifat pribadi dan memang dikhususkan untuk mengirimkan informasi tertentu. Misalnya saja apabila Anda ingin mengirimkan informasi marketing melalui akun email pribadi Anda sendiri atau ingin mengundang seseorang untuk bergabung ke dalam sebuah komunitas tertentu yang sifatnya tertutup.

3. Email Sponsor  

Pengiklanan dapat dilakukan melalui media apa pun termasuk melalui email. Biasanya email ini digunakan untuk mencari seorang pelanggan dalam ruang lingkup masyarakat yang luas. Dengan email ini Anda bisa lebih spesifik menentukan segmen yang ingin Anda jangkau.

Anda juga dapat memilih untuk mengikuti vendor mana yang bisa dipastikan memiliki banyak pelanggan berpotensial yang sangat berpengaruh pada bisnis Anda ke depan nantinya. Sayangnya Anda mesti mengeluarkan uang untuk memakai email jenis ini.

4. Email Transaksional  

Email Transaksional sering dijumpai dalam sebuah perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan. Penggunaan email transaksional sendiri dipakai untuk memberikan Anda sebuah notifikasi mengenai rincian pembelanjaan online. Misalnya saja Anda baru saja membeli sebuah barang di situs/ aplikasi belanja online, maka Anda secara otomatis akan dikirimi notifikasi email dari situs tempat Anda belanja mengenai rincian informasi pembelanjaan Anda pada situs tersebut secara mendetail.

5. Email Follow Up

Email Follow Up dikenal sebagai email yang membawa konten yang informatif kepada pihak penerimanya. Email ini kebanyakan digunakan dalam strategi bisnis untuk memperluas calon pelanggan dalam suatu perusahaan. Namun kekurangan penggunaan Email Follow Up yaitu tidak di buka atau diperhatikan oleh pihak penerima (pelanggan). Oleh karena itu perlunya pendalaman ilmu dalam menulis menjadi sebuah tuntutan dalam menggunakan jenis email ini.

Lihat Juga : Pengertian Google Docs | Fungsi, Fitur, Kelebihan, Kekurangan

Kelebihan Email  

1. Hemat Biaya dan Praktis

Jika dibandingkan dengan metode pengiriman surat yang lama, tentunya email jauh lebih praktis dan murah. Bahkan untuk mendapatkan sebuah akun email pada platform besar seperti Google saja, Anda bisa mendapatkan dengan Cuma – Cuma. Selain itu Anda masih mendapatkan layanan-layanan lain dari email secara gratis seperti ruang penyimpanan data sebesar 15GB.

2. Menawarkan Kecepatan

Di zaman modern waktu bukanlah batasan untuk bertukar informasi, dalam sistem digital saja sebuah cuitan pada sosial media dapat dengan cepat menyebar dengan waktu hitungan detik. Berkirim surat elektronik pun juga sama, asalkan Anda mengisikan alamat email penerima dengan benar ditambah koneksi internet yang stabil maka informasi yang Anda kirimkan akan langsung diterima dalam sekejap mata.

3. Lebih Aman & Rapi

Sekarang sudah tidak zamannya lagi menulis dengan pena, ketikan pada keyboard jauh lebih rapi dan banyak yang suka. Anda tidak perlu mengkhawatirkan mengenai tulisan tangan Anda yang jelek dan sulit dibaca, dengan adanya email semua kekurangan tersebut dapat ditutupi. Selain itu berkat sistem penyimpanan cloud computing nya pesan Anda akan terjamin keamanannya karena aktivitas digital Anda selama berkirim pesan tetap terjaga.

Lihat Juga : Pengertian E-commerce | Definisi, Manfaat, Jenis

Kekurangan Email

1. Koneksi Internet

Zaman boleh menjadi digital, namun bila koneksi internet lemot apa gunanya. Jujur saja dinegara berkembang seperti Indonesia koneksi internet masih menjadi sebuah kendala umum yang dirasakan oleh hampir semua lapisan masyarakat.

Hal ini juga berdampak pada proses pengiriman pesan pada email yang apabila Anda juga turut menyertakan file berukuran besar maka akan menghambat laju kecepatan pengiriman email. Solusinya yaitu dengan menyematkan file Anda pada penyimpanan cloud terlebih dahulu kemudian menyematkan link akses pada email yang mau dikirim.

2. Perlu Adanya Kewaspadaan

Meskipun digitalisasi menawarkan keamanan yang menjamin penggunanya, namun kewaspadaan diri dari pengguna juga tetap diperlukan. Hal ini disebabkan Apabila terjadinya kemungkinan pemalsuan identitas akan menjadi semakin rawan terhadap penyadapan. Dan juga apabila jika password Anda diketahui orang lain hal tersebut dapat menjadi sangat berbahaya karena bisa jadi orang tersebut melakukan kriminalitas atas nama akun email Anda.

3. Sedikit yang mengerti tentang Email  

Walaupun telah di desain menjadi lebih praktis dari versi awal pembuatannya, nyatanya masih sedikit orang yang mengerti mengenai email khususnya orang Indonesia. Hal ini disebabkan masyarakat kita lebih memilih menggunakan pengiriman pesan instan seperti WhatsApp ataupun Telegram untuk berkirim informasi karena dianggap jauh lebih simpel dan mudah dipahami oleh banyak kalangan.

Lihat Juga : Pengertian Google Sheets | Fungsi, Fitur, Kelebihan, Kekurangan

Kesimpulan,

Email atau surat elektronik merupakan sebuah inovasi yang terus berkembang ke dalam berbagai macam dengan desain dan teknologi yang lebih variatif. Meskipun sekarang ini ada Aplikasi seperti WhatsApp dan sebagainya namun email akan tetap ada karena memiliki kelebihan yang tidak dapat dimiliki oleh platform pengiriman informasi elektronik lainya.

Itulah penjelasan singkat dari saya mengenai pengertian, sejarah, cara kerja hingga jenis – jenis Email. Bagikan artikel ke sosial media supaya lebih berguna dan bermanfaat. Apabila Anda memiliki pertanyaan atau pendapat yang ingin disampaikan, tulis melalui kolom komentar di bawah ini. Terima kasih dan selamat mencoba!!