Pengertian Microsoft Outlook | Fungsi, Manfaat, Fitur

Kita tahu bahwasannya terdapat banyak sekali aplikasi email yang dapat anda temui di Google. Diantaranya adalah Microsoft Outlook, Gmail, Mozilla Thunderbird dan lainnya. Hal ini membuktikan bahwasannya tidak sedikit developer dan perusahaan yang ingin mengembangkan aplikasi hingga menjadi yang terbaik diantara semuanya. Adapun aplikasi email yang saya rasa cukup menarik perhatian belakangan ini tidak lain adalah Microsoft Outlook.

Jika dilihat dari kepopuleran Microsoft Outlook ini mungkin dapat dikatakan masih belum sebanding dengan Gmail. Tentu saja hal ini tidak mengagetkan, mengingat Gmail sendiri merupakan aplikasi email yang sering digunakan oleh masyarakat. Namun tidak menutup kemungkinan, bahwa dalam beberapa tahun kedepan Microsoft Outlook dapat mengungguli popularitas produk buatan Google.

Terdapat berbagai alasan mengapa masih banyak masyarakat yang menggunakan Microsoft Outlook, terutama kalangan pebisnis. Pada dasarnya aplikasi ini biasanya digunakan untuk mengirim, menerima serta membaca pesan email saja. Namun disisi lain terdapat juga beberapa fitur menarik yang telah disediakan oleh Microsoft. Misalnya saja seperti fitur kalender, penjadwalan acara, catatan, menyimpan informasi kontak, dan yang lainnya. Simak penjelasan lebih lanjut mengenai pengertian, manfaat dan fungsi dari Microsoft Outlook berikut ini.

Lihat Juga : Pengertian Microsoft Access | Sejarah, Fungsi, Manfaat, Fitur

Apa itu Microsoft Outlook

Apa itu Microsoft Outlook
Image Source : titus.com
PengembangMicrosoft Corporation
Sistem OperasiMicrosoft Windows
JenisManajer Informasi Pribadi
LicenseTrialware
Websitewww.microsoft.com/outlook

Microsoft Office Outlook atau biasa disebut dengan Microsoft Outlook, merupakan sebuah program personal information manager dari Microsoft. Program ini tersedia sebagai bagian dari rangkaian Microsoft Office. Selain memiliki kegunaan utama yang biasa digunakan untuk mengirim, menerima serta membaca pesan email. Program ini juga memiliki fungsi lainnya, seperti fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal.

Selain itu, Microsoft Outlook dapat digunakan sebagai aplikasi individu ataupun perangkat lunak multi-pengguna. Dengan melalui Microsoft Exchange Server atau SharePoint, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, folder, agregasi data serta jadwal pertemuan. Microsoft juga telah merilis Aplikasi Outlook untuk sebagian besar platform seluler, yakni Android dan iOS.

Terlepas dari hal tersebut, Microsoft menyediakan sebuah versi kecil dari Microsoft Outlook yang diberi nama Outlook Express. Pada dasarnya tidak ada hubungan antara kedua software tersebut kecuali dalam hal nama saja. Outlook Express digantikan dengan Windows Mail dalam Windows Vista.

Menariknya pada bulan Maret 2020 silam, Microsoft mengumumkan peluncuran serangkaian fitur baru untuk menarik pelanggan bisnis platform teams. Disamping itu, modul obrolan dan kolaborasi saat ini menyertakan titik arah yang lebih efisien serta terintergrasi. Tentu saja hal ini dirancang dengan tujuan untuk menyederhanakan kerja kelompok sebuah organisasi, dan mendorong mereka untuk menggunakan Microsoft sebagai platform obrolan perusahaan.

Lihat Juga : Pengertian Microsoft OneNote | Fungsi, Manfaat, Kelebihan

Manfaat Microsoft Outlook

Manfaat Microsoft Outlook
Image Source : microsoft.com

Setelah mengetahui pengertian dari Microsoft Outlook, tentu dapat kita sadari bahwasannya banyak sekali manfaat yang dapat dirasakan oleh pengguna ketika menjalankan software tersebut. Adanya software ini dapat digunakan untuk berbagai keperluan, mulai dari bidang bisnis hingga bidang pendidikan. Beberapa manfaat tersebut diantaranya adalah akses pesan yang terorganisir, akses fitur kalendar, serta dapat meningkatkan kemungkinan produktivitas kerja pada pengguna. Untuk penjelasan lebih detailnya mengenai beberapa manfaat tersebut, dapat anda simak pada point berikut.

1. Akses pesan yang terorganisir

Jika anda pengguna lama dari Microsoft Outlook, tentunya telah mengetahui akan manfaat yang satu ini. Diketahui bahwa software ini menggunakan sistem folder yang memungkinkan organisasi pesan yang efesien. Dengan begitu pengguna dapat dengan mudah mengakses pesan ataupun lampiran lainnya dalam satu tempat dan juga dengan cara yang terorganisir.

2. Akses fitur kalender

Salah satu poin manfaat yang paling menarik adalah ketika software ini menyediakan cara efektif untuk membuat berbagai jadwal acara, pertemuan, serta perjanjian yang dapat dilihat oleh pengguna. Dengan begitu anda dapat mengirim permintaan rapat dengan cepat kepada kontak yang diinginkan dan gunakan tampilan bulan, minggu ataupun hari untuk mengakses pertemuan yang akan datang. Melihat manfaat yang satu ini, mungkin dapat dijadikan sebagai alasan mengapa masih banyak orang yang menggunakan produk keluaran Microsoft.

3. Meningkatkan produktivitas kerja

Jika melihat pada poin manfaat yang satu ini, saya rasa ada benarnya. Microsoft Outlook merupakan salah satu software yang digunakan untuk kebutuhan pengiriman email. Dengan fitur dan kemampuannya, maka tidak sedikit perusahaan yang memilih Outlook sebagai perantara mereka dengan client. Mengingat software ini dapat berkontribusi pada kelayakan kerja dan juga dapat meningkatkan kemungkinan produktivitas pengguna di tempat kerjanya.

Lihat Juga : Pengertian Microsoft OneDrive | Manfaat, Fitur, Kelebihan

Fungsi Microsoft Outlook

Fungsi Microsoft Outlook
Image Source : microsoft.com

Berbicara mengenai fungsi, tentu dalam setiap produk yang dirilis oleh Microsoft Office memiliki fungsinya masing-masing. Salah satu contohnya adalah Microsoft Word yang berfungsi untuk membuat, melihat, mengedit segala jenis dokumen. Namun tidak demikian dengan Microsoft Outlook, yang mana memiliki fungsi utama sebagai sebuah software yang digunakan untuk mengirim dan membaca email secara cepat dan efisien.

Disisi lain terdapat juga fungsi yang mungkin belum anda ketahui. Misalnya seperti dapat digunakan sebagai catatan, penjadwalan meeting dan sejenisnya. Untuk lebih detail mengenai fungsi dari Microsoft Outlook ini, dapat anda lihat pada beberapa poin berikut ini.

  • Mengirimkan email dengan cepat.
  • Membaca email secara offline.
  • Membuat draft rencana atau penjadwalan acara.
  • Mengamankan email di PC.
  • Mencadangkan email di PC.
  • Membuat dan mengatur buku alamat (Address book).

Lihat Juga : Pengertian Microsoft PowerPoint | Sejarah, Manfaat, Kelebihan

Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Outlook

Kelebihan Microsoft Outlook
Image Source : maketecheasier.com

Tidak jarang pengguna ketahui, apa kelebihan dan kekurangan dari menggunakan Microsoft Outlook. Dalam sebuah software/program tentu memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing dan Microsoft Outlook juga demikian. Terkait kelebihannya sendiri sudah tidak dapat diragukan lagi. Mengingat software ini menyediakan banyak keuntungan bagi penggunanya. Diantaranya adalah menyediakan tampilan yang User Friendly, memiliki sistem pembersih spam yang handal, dapat dihubungkan ke media sosial, serta lainnya. Jika penasaran mengenai apa saja kelebihan dan kekurangan dari Microsoft Outlook ini, berikut beberapa pointnya:

Kelebihan

  1. Tampilan User Friendly.
  2. Dapat terhubung ke Media Sosial.
  3. Perlindungan tingkat lanjut.
  4. Dapat melihat dan mengedit dokumen Office yang telah terintegrasi dengan layanan OneDrive.
  5. Kapasitas OneDrive versi Gratis 5 GB (Dapat ditambah hingga 1 TB).
  6. Kapasitas Penyimpanan kotak surat versi Gratis 15 GB (Dapat ditambah hingga 50 GB).
  7. Memiliki sistem pembersih spam yang handal.
  8. Memisahkan email yang masuk sesuai dengan kategori yang diinginkan.
  9. Dapat disinkronkan dengan smartphone.

Kekurangan

Jika pengguna ingin menggunakan software ini, Microsoft telah menyediakan 2 opsi yang dapat dipilih yaitu menggunakan Microsoft Outlook gratis atau berbayar. Tentu saja jika pengguna memilih opsi gratis, maka demikian fitur yang disediakan pun juga terbatas. Sebut saja dalam hal kapasitas penyimpanan OneDrive yang hanya dibekali 5 GB saja.

Namun tidak demikan dengan Outlook yang berbayar, karena selain dibekali dengan kapasitas penyimpanan OneDrive hingga 1 TB. Microsoft Outlook akan memberikan fitur-fitur premium yang dapat digunakan. Dan seperti itulah yang saya rasa menjadi salah satu poin kekurangan dari Microsoft Outlook.

Lihat Juga : Pengertian Sistem Operasi | Sejarah, Fungsi, Jenis

Fitur Microsoft Outlook

Fitur Microsoft Outlook
Image Source : businessinsider.com

Dibalik alasan mengapa Microsoft Outlook ini sering digunakan oleh banyak pengguna, tentu tidak akan lepas dari Fitur yang disediakan bukan. Pada dasarnya Microsoft telah menyediakan beberapa fitur utama yang dapat anda gunakan. Diantaranya adalah Mail, Contacts, Calendar, Notes, dan lainnya. Dan berikut penjelasan mengenai beberapa fitur utama dalam Microsoft Outlook.

  • Mail. Dengan software ini pengguna dapat mengirim ataupun menerima pesan email secara langsung. Terlebih, pengguna dapat membuka pesan email tersebut dalam keadaan offline (tanpa jaringan)
  • Contacts. Fitur ini dapat pengguna manfaatkan untuk menyimpan informasi kontak seseorang yang dikenal. Seperti halnya kontak teman kerja, bisnis, sekolahan dan sejenisnya.
  • Task & Calendar. Lain halnya dengan fitur yang satu ini, memungkinkan untuk mengatur segala keperluan aktivitas harian pengguna. Dalam hal ini dapat pengguna jadikan sebagai pengingat untuk mengatur jadwal kegiatan.
  • Notes. Fitur ini dapat digunakan untuk mencatat berbagai hal yang diinginkan secara digital. Dapat dimanfaatkan sebagai pengganti catatan pribadi, pengingat, dan lainnya.

Lihat Juga : Pengertian Komputer | Sejarah, Fungsi, Komponen

Shortcuts Microsoft Outlook

Shortcuts Microsoft Outlook
Image Source : condecosoftware.com

Didalam sebuah software tentu saja memiliki shortcut keyboard yang telah disediakan oleh masing-masing developer, demikian juga Microsoft Outlook. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam mengoperasikan software terkait dengan cepat dan praktis.

Apabila pengguna belum pernah menggunakan pintasan keyboard (shortcut) sebelumnya pada Microsoft Outlook. Saya sangat menyarankan pengguna untuk memperlajarinya, meskipun hanya beberapa saja. Dengan begitu anda dapat merasakan betapa cepatnya mengoperasikan sebuah software dengan bantuan shortcuts. Berikut beberapa shortcuts dasar yang terdapat pada Microsoft Outlook. Untuk selebihnya dapat anda temukan di penelusuran google.

Keyboard ShortcutsKeterangan
CTRL + 1Beralih ke Email
CTRL + 2Beralih ke Kalender
CTRL + 3Beralih ke Kontak
CTRL + 4Beralih ke tugas
CTRL + SHIFT + ABuat janji baru
CTRL + SHIFT + CBuat kontak baru
CTRL + SHIFT + MMulai pesan baru
ALT + SMengirim pesan
CTRL + RMembalas pesan

Lihat Juga : Pengertian Instagram | Sejarah, Fungsi, Manfaat

Kesimpulan,

Dari ulasan diatas dapat disimpulkan, bahwa Microsoft Outlook ini merupakan sebuah software yang memungkinkan anda untuk mengirim/menerima pesan email, mengelola kalender, menyimpan nomor kontak, melacak tugas serta penjadwalan acara. Dengan software ini rutinitas harian anda tidak akan terlewatkan dan membuat anda semakin produktif dalam bekerja.

Apakah Mirosoft Outlook gratis untuk digunakan?

Ya, Microsoft telah menyediakan Outlook versi gratis untuk pengguna. Dengan catatan, fitur yang disediakan versi gratis terbatas.

Berapa biaya email Outlook?

Layanan email mandiri Microsoft Outlook Premium mulai dari $19,95 per tahun.

Apa pengertian Microsoft Outlook?

Outlook merupakan sebuah aplikasi manajer informasi pribadi buatan Microsoft. Aplikasi ini biasanya digunakan untuk mengirim, menerima atau pun membaca email.

Apa perbedaan Gmail dengan Outlook?

Perbedaannya, Gmail merupakan penyedia layanan email, yang menyediakan pengiriman dan penerimaan email. Di sisi lain Outlook merupakan klien email yang menggunakan layanan dari semua penyedia layanan email.

Itulah ulasan singkat yang dapat saya berikan mengenai pengertian, manfaat, dan fungsi dari Microsoft Outlook. Semoga informasi diatas dapat bermanfaat bagi semuanya. Bagikan artikel ini ke jejaring sosial media anda supaya lebih berguna. Apabila ada yang ingin ditanyakan mengenai ulasan diatas, silahkan tulis melalui kolom komentar dibawah ini. Terima kasih!!

CATATAN: Informasi diatas diambil dari beragam sumber dan opini penulis. Sangat disarankan untuk melihat informasi lain untuk lebih menguatkan data sebagai bahan referensi dan pengetahuan lanjutan.

Share Your Thoughts

Your email address will not be published. All fields are required.