Pengertian Zoom Meeting | Fitur, Manfaat, Cara Menggunakan

Sejak pandemi COVID-19 menyerang hampir semua negara di seluruh dunia, termasuk Indonesia. Kebijakan untuk WFH (Work from Home) diterapkan bagi perusahaan, organisasi, dan lembaga yang memungkinkan untuk dilakukan. Hal ini untuk mengurangi kontak sosial dan fisik (Social Distancing) sehingga dapat meminimalisir penyebaran COVID-19. Kebijakan WFH mengharuskan karyawan dan pelajar untuk bekerja dan belajar dari rumah.

Karena keterbatasan kontak dan komunikasi tatap muka, maka video conference menjadi pilihannya. Dengan video conference, karyawan dan pelajar dapat saling terhubung, diskusi, melakukan meeting, dan webinar sehingga pekerjaan dan kegiatan tetap dapat dilakukan. Meskipun banyak kendala terjadi namun inilah pilihan dan culture baru yang mungkin saja akan terus digunakan di masa sekarang dan masa yang akan datang.

Untuk melakukan video conference, ada beragam platform yang bisa digunakan secara gratis dan berbayar seperti Zoom Meeting, Google Meet, GoToMeeting, Teams, dan lainnya. Yang paling populer dan banyak digunakan adalah Zoom karena fitur dan kebutuhannya terbilang lebih lengkap ketimbang lainnya. Zoom Meeting hadirkan fitur Meeting, Webinar, Recording, Share Screen, hingga Zoom Room. Untuk lebih jelasnya, simak pengertian, fitur, dan cara menggunakan Zoom berikut ini;

Lihat Juga : Pengertian YouTube | Sejarah, Fitur, Manfaat, Kelebihan, Kekurangan

Pengertian Zoom Meeting Secara Umum

Apa itu Zoom Meeting
Image source : The Verge
Jenis SitusPublik
Didirikan21 April 2011
PendiriEric Yuan
Situs webZoom.us
Peringkat Alexa16 (6 Oktober 2020)

Zoom adalah layanan video conference yang memungkinkan pengguna untuk melakukan obrolan daring dengan memanfaatkan teknologi cloud computer dan keamanan 256-bit TLS encryption. Zoom dikembangkan oleh perusahaan Zoom Video Commucations, Inc. yang berpusat di San Jose, California, Amerika Serikat. Zoom didirikan oleh mantan eksekutif Cisco Webex, Eric Yuan pada tahun 2011 dan diluncurkan secara publik pada tahun 2013.

Dengan Zoom, pengguna dapat saling terhubung, melakukan meeting, webinar, chatting, hingga melakukan diskusi dalam sebuah Channel. Zoom menjadi alternatif untuk bekerja dan belajar jarak jauh dari banyak organisasi dan lembaga di seluruh dunia. Dukungan OS untuk layanan Zoom juga sangat beragam mulai dari MacOS, Windows, Linux, iOS, Android, Web App, hingga ekstensi untuk Google Chrome dan Firefox.

Zoom memberikan dua pilihan dalam melakukan conversation, yang gratis untuk pertemuan 100 pengguna dengan batas maksimal 40 menit. Sedangkan yang berbayar, Zoom memberikan kebutuhan yang dapat disesuaikan dengan pengguna. Harganya cukup terjangkau, antara $15-100 per bulan. Dalam perkembangannya, pada tahun 2017 status Zoom sebagai perusahaan menjadi unicorn dengan valuasi yang mencapai $1 milyar. Bahkan sejak awal 2020, penggunaan layanan Zoom terus meningkat akibat pandemi virus COVID-19 yang merebak di seluruh dunia.

Lihat Juga : Pengertian LINE | Sejarah, Fitur, Fungsi, Kelebihan, Kekurangan

Fitur Utama Aplikasi Zoom

Fitur Utama Zoom Meeting
Image source : Bloomberg

Ada beberapa hal yang perlu dipahami dan perhatikan ketika menggunakan Zoom. Beberapa layanan Zoom memiliki fungsi dan kebutuhan yang berbeda, seperti Zoom Meeting untuk kebutuhan meeting secara online dari mana pun. Zoom Webinar untuk kebutuhan Webinar Events seperti kampus, sekolah, atau lembaga dengan mengundang banyak orang untuk ikut berpartisipasi. Zoom Room untuk meeting dalam ruangan yang berbeda dengan fungsi dan alat yang lebih lengkap. Dari beberapa layanan tersebut, semua memiliki fitur dasar berikut ini;

1. Support Audio dan Video

Sebagai layanan video conference, tentunya Zoom support dengan HD (High Definition) Audio dan Video. Dalam sebuah meeting, kebutuhan untuk bicara dan bertatap muka tentu sangat dibutuhkan, meskipun dalam beberapa kesempatan banyak pengguna mematikan fungsi audio dan video agar maksimal dalam mendengarkan. Selain itu, berbicara secara bergantian akan lebih baik sehingga tidak mengganggu pembicara lain.

Banyak masyarakat Indonesia yang masih menengah ke bawah sehingga penggunaan fitur video lebih banyak dikurangi karena keterbatasan kuota internet. Mengingat semakin lama menggunakan fitur video juga berimbas pada kuota internet yang cepat habis.

2. Berbagi Layar (Share Screen)

Dalam sebuah meeting, terkadang pengguna perlu melakukan presentasi untuk menjelaskan tujuan dan maksud. Kebanyakan presentasi biasanya dalam bentuk slide PowerPoint (PPT) untuk mempermudah dalam menjelaskan. Nah, Zoom sendiri support dengan fitur semacam ini, dimana pengguna dapat memanfaatkan fitur Share Screen.

Apa itu Share Screen? Share Screen merupakan fitur Zoom yang memungkinkan pengguna untuk berbagi layar komputer, dokumen yang dibuka, file yang diakses secara online (Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, dst) hingga berbagi kamera kedua. Fitur ini tidak hanya berfungsi untuk presentasi dokumen, namun lebih dari itu.

3. Penjadwalan (Schedule)

Sebelum melakukan meeting, seorang admin dapat membuat jadwal meeting terlebih dahulu. Hal ini dimaksudkan agar pengguna yang akan berpartisipasi tahu dan dapat bersiap-siap untuk mengikutinya. Ketika membuat jadwal meeting, admin dapat mengatur tanggal dan jam sesuai keinginan. Sementara untuk batas meeting antara 30 menit – 14 jam. Untuk versi gratis, admin hanya bisa memiliki batas waktu hingga 40 menit, sedangkan versi premium memiliki batas waktu lebih panjang.

4. Keamanan

Bicara mengenai keamanan, setiap komunikasi dan data yang dibagikan melalui Zoom akan di enkripsi menggunakan teknologi keamanan 256-bit TLS encryption. Banyak media menginformasikan bahwa Zoom berpotensi tidak aman. Banyak kontroversial terjadi, namun Zoom terus melakukan perbaikan dan pengembangan agar semua layanan dan fitur aman digunakan.

5.  Chat

Zoom juga menghadirkan fitur Chat sehingga para pengguna dapat saling berdiskusi ketika melakukan meeting atau webinar. Menariknya lagi, semua chat tersebut tersimpan dalam sebuah riwayat (history) sehingga pengguna dapat melihatnya kembali. Pengguna juga dapat mengirimkan file, screenshot, dan dokumen dalam. Semua file tersebut akan tersimpan selama 10 tahun, dan setelah waktu tersebut habis maka file secara otomatis terhapus dari server.

6. Recording

Ketika melakukan meeting, admin juga dapat merekam (recording) dan menyimpannya dalam komputer. Fitur ini sangat penting sekali sehingga setiap meeting yang dilakukan dapat tonton kembali atau ketika ada pengguna lain yang tidak bisa join tetap dapat melihatnya. File recording secara otomatis tersimpan ke komputer, tetapi jika pengguna ingin menyimpan ke cloud maka admin perlu melakukan upgrade ke paket premium dengan harga antara $40 sampai $500.

HargaBatas Penyimpanan
$40 per bulan100 GB
$100 per bulan500 GB
$500 per bulan3 TB

7. Reactions

Butuh reactions dalam sebuah meeting atau diskusi? Tenang saja, Zoom hadirkan fitur reactions untuk membuat suasa terasa seru dan menyenangkan. Dalam berkirim pesan (chat) di Zoom tanpa meeting juga tersedia fitur reactions sehingga pengguna dapat memberikan reactions kepada pengguna lain yang sekiranya menarik dan seru.

8. dst…

Lihat Juga : Pengertian Facebook | Sejarah, Manfaat, Kelebihan, Kekurangan

Cara Menggunakan Zoom

Cara Menggunakan Zoom Meeting
Image source : Android Authority

Setelah mengetahui pengertian dan fitur utama aplikasi Zoom. Ketahui cara menggunakan Zoom melalui smartphone dan komputer. Bagi pengguna smartphone silahkan unduh aplikasinya melalui market store masing-masing. Sedangkan untuk pengguna komputer, silahkan unduh aplikasinya melalui situs Zoom.us.

Zoom ClientDownload
Zoom Extension FirefoxDownload
Zoom Extension ChromeDownload
Zoom Mobile AppsGoogle Play
App Store

1. Cara Daftar Zoom

Sebelum menggunakan Zoom, pastikan untuk melakukan pendaftaran terlebih dahulu. Pendaftaran dapat anda lakukan dengan mengisi data diri seperti tanggal lahir, nama, dan email. Berikut langkah-langkahnya;

STEP 1: Langkah pertama, silahkan akses link halaman pendaftaran Zoom zoom.us/signup.  Untuk kebutuhan verifikasi identitas, silahkan isi bulan, hari, dan tahun lahir anda. Kemudian Klik Continue.

1 Masukkan Tanggal Lahir Zoom

STEP 2: Setelah itu, tulis email yang anda miliki. Klik Sign Up untuk melakukan pendaftaran. Nantinya link verifikasi akan dikirimkan ke email anda.

2 Masukkan Email Zoom

STEP 3: Silahkan buka email dan temukan pesan aktivasi dari Zoom. Klik Activate Account untuk aktivasi dan verifikasi akun anda. Dengan begitu pendaftaran Zoom anda telah berhasil.

3 Verifikasi Email Zoom

STEP 4: Jawab pertanyaan yang diajukan, Are you signing up on behalf of a school? Yes atau No. Lalu klik Continue.

4 Pertanyaan Zoom Meeting

STEP 5: Kemudian isi Nama Depan, Nama Belakang, Pekerjaan, Nama Sekolah, Email Sekolah (untuk yang sekolah), dst. Centang bagian perizinan dan ketentuan yang ada. Klik Continue untuk melanjutkan.

5 Masukkan Data Diri Zoom Meeting

STEP 6: Isi kolom Password dan Confirm Password untuk melanjutkan. Password harus menggunakan kombinasi huruf kapital, huruf kecil, simbol, dan angka. Penggunaan password minimal juga 8 karakter.

6 Masukkan Password Zoom Meeting

STEP 7: Untuk Invite, anda bisa lewati dengan klik Skip this step.

7 Hubungan dengan Kontak Zoom

STEP 8: Dengan begitu, anda akan mendapatkan link personal untuk meeting. Anda bisa testing untuk mencoba dan melihat hasilnya.

8 Link Meeting untuk Zoom

2. Cara membuat Meeeting baru

Dibawah ini saya contohkan membuat meeting atau pertemuan baru menggunakan Zoom versi desktop Windows. Anda bisa ikuti dengan mengunduh Zoom versi desktop terlebih dahulu. Berikut langkah-langkahnya;

STEP 1: Langkah pertama, silahkan login dengan email dan password akun Zoom yang telah anda buat sebelumnya. Atau jika ingin lebih cepat, silahkan login menggunakan akun sosial media seperti Facebook dan Google.

1 Login Zoom PC

STEP 2: Di halaman depan aplikasi Zoom, anda bisa klik New Meeting untuk membuat pertemuan baru. Atau anda bisa juga membuat jadwal pertemuan terlebih dahulu melalui fitur Schedule.

2 Membuat Pertemuan Baru Zoom

STEP 3: Jika anda langsung membuat meeting baru, maka secara otomatis akan terbuka jendela baru untuk meeting. Nah, dari meeting tersebut anda bisa menambahkan anggota untuk berpatisipasi atau bagikan invite link agar pengguna lain dapat bergabung.

3 Link Invite untuk Zoom Meeting

3. Cara bergabung dalam sebuah Meeting

Bergabung atau join dalam sebuah meeting di Zoom cukup mudah. Pengguna yang ingin bergabung dapat join dengan atau tanpa login. Di bawah ini adalah langkah-langkah yang saya lakukan melalui smartphone. Jika anda menggunakan perangkat berbeda, silahkan untuk menyesuaikan.

STEP 1: Silahkan buka aplikasi Zoom di perangkat yang anda gunakan. Jika tanpa login, anda bisa langsung klik Join a Meeting. Jika ingin login terlebih dahulu, silahkan klik Sign In. Nantinya, akan terlihat beranda aplikasi Zoom. Klik Join.

1 Cara Join Meeeting di Zoom

STEP 2: Masukkan ID Meeting yang anda dapatkan, tulis juga Nama Depan anda. Klik Join, kemudian verifikasi dengan kode meeting passcode. Jika berhasil, anda akan bergabung dalam sebuah meeting.

2 Masukkan ID Meeting Zoom

*CATATAN: Selain bergabung melalui ID Meeting, anda juga dapat bergabung melalui link yang dibagikan oleh Admin pembuat meeting. Melalui link, join akan lebih cepat karena hanya sekali klik dan tidak ada verifikasi apapun.

Lihat Juga : Pengertian WhatsApp | Sejarah, Fitur, Kelebihan, Kekurangan

Kesimpulan,

Zoom merupakan layanan video conference yang banyak digunakan oleh lembaga, instansi pemerintah, sekolah, hingga perusahaan dalam melakukan pertemuan secara online (daring). Zoom menjadi pilihan terbaik dalam melakukan meeting karena fitur dan layanan yang lebih lengkap ketimbang platform lain. Perkembangan dan pertumbuhan pengguna Zoom terus meningkat karena merebaknya pandemi COVID-19 serta kebijakan pemerintah yang mengharuskan WFH.

Apakah Zoom Meeting Aman?

Pada awal pandemi, banyak media menginformasikan bahwa Zoom tidak aman. Namun perkembangan terbaru saat ini, Zoom dipastikan aman karena menggunakan teknologi 256-bit TLS encryption. Dan apabila peneliti keamanan menemukan bugs pada Zoom juga dapat menginformasikan ke Zoom secara langsung.

Bagaimana cara bergabung dalam sebuah meeting di Zoom?

Untuk bergabung dalam sebuah meeting, pengguna dapat menggunakan ID Meeting atau Link yang dibagikan oleh pembuat meeting.

Kenapa Zoom saya error?

Zoom yang error kemungkinan karena kendala internet yang lambat atau karena aplikasi yang tidak support dengan perangkat. Penjelasan error akan panjang mengingat setiap pengguna memiliki masalah yang berbeda-beda.

Itulah penjelasan dari saya mengenai pengertian Zoom, fitur dan cara menggunakan Zoom. Bagikan artikel ini ke sosial media anda supaya lebih berguna dan bermanfaat. Jika ada sesuatu yang ingin anda tanyakan atau sampaikan, silahkan tulis melalui kolom komentar dibawah ini. Terima kasih dan selamat mencoba!!

CATATAN: Informasi diatas diambil dari beragam sumber dan opini penulis. Sangat disarankan untuk melihat informasi lain untuk lebih menguatkan data sebagai bahan referensi dan pengetahuan lanjutan.

Share Your Thoughts

Your email address will not be published. All fields are required.