Surat adalah komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan pesan, informasi, atau komunikasi antara satu pihak dengan pihak lainnya. Surat dapat berbentuk dokumen tertulis yang dikirimkan melalui pos, email, atau media komunikasi lainnya. Surat biasanya memiliki struktur tertentu, termasuk alamat pengirim dan penerima, tanggal pengiriman, salam pembuka, isi pesan, dan salam penutup.

Surat memiliki berbagai format dan gaya penulisan yang sesuai dengan konteks dan tujuannya. Gaya dan format surat akan berbeda tergantung pada apakah itu surat resmi, surat pribadi, atau surat bisnis. Penulisan surat juga harus sesuai dengan norma dan etika komunikasi tertulis yang berlaku dalam lingkungan yang bersangkutan.

Oleh karena itu, Anda juga harus memahami bahwa surat memiliki berbagai macam jenisnya. Salah satunya yaitu Surat undangan resmi. Dan bagi Anda yang masih bingung apa perbedaan surat undangan resmi dengan surat pribadi serta bagaimana contoh penulisan surat undangan resmi, simak informasi secara lengkap di bawah ini.

Lihat Juga : Contoh Laporan PKL Siswa SMK

Jenis-Jenis Surat

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah bentuk komunikasi tertulis yang ditujukan secara khusus kepada seseorang atau sekelompok orang tertentu dalam konteks pribadi. Surat ini digunakan untuk berkomunikasi secara langsung, intim, dan personal dengan tujuan tertentu. Surat pribadi biasanya berisi pesan, perasaan, atau pengalaman pribadi yang ditujukan kepada teman, keluarga, atau kenalan pribadi. Isinya sering kali lebih subjektif dan mendalam daripada surat resmi atau bisnis.

Surat pribadi ditujukan kepada penerima yang spesifik. Pengirim surat pribadi ingin berkomunikasi secara pribadi dengan penerima tertentu, seperti teman, anggota keluarga, atau orang yang dekat secara emosional. Surat pribadi juga memiliki berbagai tujuan, termasuk menjaga hubungan, memberikan dukungan emosional, berbagi pengalaman, atau mengungkapkan perasaan seperti cinta, syukur, atau penyesalan.

2. Surat Resmi

Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan dalam konteks formal atau resmi untuk berkomunikasi antara entitas bisnis, pemerintah, lembaga, atau individu dalam situasi-situasi yang memerlukan tingkat formalitas dan kredibilitas tertentu. Surat resmi menggunakan bahasa yang formal dan sesuai dengan norma-norma tertentu. Istilah-istilah resmi, ungkapan hormat, dan tata bahasa yang baik umumnya diharapkan dalam surat resmi.

Surat resmi biasanya digunakan untuk komunikasi dalam berbagai konteks yang resmi, termasuk surat izin, surat perjanjian, surat pemberitahuan, surat permohonan, dan surat resmi lainnya yang berhubungan dengan bisnis, pemerintahan, atau institusi resmi. Surat resmi harus menyampaikan informasi dengan jelas, akurat, dan tepat. Kesalahan atau ambigu dalam isi surat dapat berdampak negatif pada situasi yang bersangkutan.

3. Surat Niaga

Surat niaga adalah jenis surat atau dokumen tertulis yang digunakan dalam konteks bisnis atau perdagangan. Surat niaga biasanya digunakan untuk berkomunikasi antara perusahaan, pelanggan, pemasok, atau pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi bisnis. Tujuannya adalah untuk menyampaikan informasi, permintaan, perjanjian, atau komunikasi terkait aspek-aspek bisnis.

4. Surat Dinas

Surat dinas adalah jenis surat resmi yang digunakan dalam konteks pemerintahan atau lembaga/institusi resmi lainnya. Surat dinas biasanya digunakan untuk komunikasi internal antara berbagai unit atau departemen di dalam organisasi pemerintahan atau institusi tersebut. Tujuannya adalah untuk menyampaikan informasi, instruksi, kebijakan, keputusan, atau komunikasi resmi lainnya yang berkaitan dengan operasi dan manajemen organisasi.

5. Surat Undangan

Surat undangan adalah sebuah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk hadir dalam suatu acara, pertemuan, atau kegiatan tertentu. Surat ini digunakan dalam berbagai konteks, baik dalam lingkup pribadi maupun resmi. Tujuan utama dari surat undangan adalah memberi tahu penerima tentang acara yang akan datang, termasuk tanggal, waktu, tempat, tujuan, dan informasi lain yang relevan. Surat undangan juga dapat berbentuk surat formal dengan format yang sesuai untuk acara resmi atau berbentuk lebih santai dan kreatif tergantung pada jenis acara dan hubungan antara pengirim undangan dan penerima undangan.

Lihat Juga : Contoh Makalah Singkat

Pengertian Surat Undangan Resmi

Surat undangan resmi adalah sebuah dokumen tertulis yang digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang ke suatu acara atau kegiatan resmi dalam konteks formal. Surat undangan resmi ini biasanya digunakan dalam berbagai situasi, seperti pertemuan bisnis, konferensi, seminar, acara pemerintah, atau acara resmi lainnya. Tujuan dari surat undangan resmi adalah memberikan pemberitahuan formal tentang acara tersebut dan memberikan informasi rinci yang diperlukan kepada penerima undangan.

Surat undangan resmi juga memainkan peran penting dalam acara-acara resmi dan bisnis. Mereka membantu dalam menyelenggarakan acara dengan baik, mengoordinasikan peserta, dan memastikan bahwa semua pihak memiliki informasi yang diperlukan. Selain itu, surat undangan resmi juga menciptakan kesan profesional dan kredibilitas bagi penyelenggara acara.

Perbedaan Surat Pribadi dan Surat Undangan Resmi

Perbedaan antara surat pribadi dan surat undangan resmi dapat ditemukan dalam beberapa aspek, termasuk tujuan, bahasa, format, dan konteks penggunaannya. Berikut adalah perbedaan utama antara keduanya yaitu:

1. Surat pribadi memiliki tujuan komunikasi yang bersifat pribadi antara pengirim dan penerima. Hal ini sering digunakan untuk berbagi perasaan, pengalaman, cerita, atau pesan personal. Sedangkan surat undangan resmi digunakan untuk mengundang penerima ke suatu acara atau kegiatan tertentu dalam konteks formal atau resmi. Tujuannya adalah memberikan pemberitahuan formal tentang acara tersebut dan memberikan informasi rinci kepada penerima undangan.
2. Bahasa dalam surat pribadi cenderung lebih informal, santai, dan penuh dengan ekspresi pribadi. Gaya penulisan bisa lebih bebas dan mengikuti hubungan antara pengirim dan penerima. Sedangkan surat undangan resmi menggunakan bahasa formal dan sesuai dengan norma-norma komunikasi resmi. Gaya penulisan lebih kaku dan terfokus pada informasi yang jelas dan tepat.
3. Surat pribadi memiliki fleksibilitas dalam formatnya. Meskipun biasanya mencakup salam pembuka, isi surat, dan salam penutup, formatnya dapat bervariasi sesuai dengan keinginan pengirim. Sedangkan surat undangan resmi mengikuti format standar yang telah ditetapkan oleh organisasi atau lembaga yang mengundang. Formatnya mencakup elemen-elemen seperti kop surat, nomor surat, tanggal, alamat pengirim, alamat penerima, dan lain-lain.

Lihat Juga : Contoh Soal Sinonim dan Antonim

Komponen Surat Undangan Resmi

Jika Anda masih bingung, apa saja beberapa unsur atau komponen yang ada pada surat undangan resmi, Berikut adalah beberapa komponen penting dari surat undangan resmi yang dapat Anda simak.

1. Kop Surat

Kop surat adalah bagian dari sebuah surat atau dokumen resmi yang berisi informasi mengenai perusahaan, organisasi, atau lembaga yang mengirimkan surat tersebut. Biasanya, kop surat terletak di bagian paling atas surat, sebelum isi surat dimulai. Kop surat memiliki beberapa komponen penting, yang mencakup nama perusahaan atau organisasi, logo perusahaan atau organisasi, alamat perusahaan, nomor telepon dan fax, alamat email, dan situs web (jika ada).

2. Nomor dan Tanggal Surat

Nomor dan tanggal surat adalah komponen penting dalam surat resmi dan digunakan untuk identifikasi, referensi, serta melacak waktu penulisan surat tersebut. Nomor surat adalah angka atau kode unik yang diberikan kepada setiap surat resmi atau dokumen untuk keperluan identifikasi dan pelacakan. Nomor ini dapat digunakan oleh pengirim dan penerima untuk merujuk kembali ke surat tersebut di masa mendatang. Nomor surat biasanya tercantum pada bagian atas surat, biasanya di sebelah kiri atau kanan kop surat, dan dapat berupa huruf, angka, atau kombinasi keduanya. Contoh nomor surat misalnya yaitu :

• No. 123/SDM/2023
• Surat Keputusan Nomor: SK/HRD/2023/005.

Sedangkan Tanggal surat adalah tanggal ketika surat tersebut ditulis atau dikeluarkan oleh pengirim. Tanggal surat mencantumkan hari, bulan, dan tahun penulisan surat. Tanggal surat biasanya ditempatkan di bawah nomor surat dan dapat ditempatkan di sebelah kiri atau kanan kop surat. Tanggal surat penting karena memberikan informasi tentang kapan surat tersebut dikeluarkan atau ditulis. Ini juga digunakan untuk mengukur relevansi surat seiring berjalannya waktu. Contoh format tanggal surat yaitu:

• 11 September 2023
• 5 Agustus 2023.

3. Nama dan Identitas Pengirim

Dalam surat resmi, nama dan identitas pengirim adalah informasi yang penting dan harus dicantumkan dengan jelas untuk memberikan kejelasan dan keabsahan surat. Nama dan identitas lengkap pengirim undangan resmi biasanya contohnya seperti nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon dan fax, alamat email, dan nama pengirim.

Informasi-informasi tersebut tentu akan membantu dalam mengidentifikasi dan mengenali pengirim surat resmi. Penerima surat akan dapat menghubungi perusahaan atau individu yang relevan jika ada pertanyaan atau perlu klarifikasi. Selain itu, informasi ini juga memastikan keabsahan surat dan memberikan kesan profesional pada komunikasi bisnis atau resmi.

4. Nama Penerima Surat

Dalam surat undangan resmi, nama penerima surat adalah informasi penting yang harus dicantumkan secara jelas dan akurat. Nama penerima surat biasanya ditempatkan pada bagian awal surat, setelah salam pembuka. Dan apabila surat undangan ditujukan kepada lebih dari satu penerima, maka setiap nama penerima harus dicantumkan secara terpisah dan diawali dengan salam pembuka yang sesuai. Selain itu, pastikan bahwa nama dan salam pembuka sesuai dengan konteks dan hubungan antara pengirim undangan dan penerima. Kesalahan dalam menulis nama atau salam pembuka dapat menciptakan kesan kurang profesional dalam surat undangan resmi.

5. Isi Surat

Isi surat pada surat undangan resmi harus mencakup informasi rinci tentang acara atau kegiatan yang diundang. Jelaskan dengan jelas tujuan dari surat undangan ini. Apa acara atau kegiatan yang Anda undang penerima untuk menghadiri? Misalnya, apakah ini adalah undangan untuk pernikahan, seminar, konferensi, pertemuan bisnis, atau acara resmi lainnya. Jika acara memiliki tujuan khusus atau tema tertentu, sebutkan dengan jelas dalam surat. Hal ini tentu akan membantu penerima untuk memahami lebih baik apa yang diharapkan dari mereka.

6. Informasi Acara

Informasi acara dalam surat undangan resmi adalah bagian penting yang harus dicantumkan dengan jelas dan lengkap. Informasi ini membantu penerima surat untuk memahami acara yang diundang, memutuskan kehadiran mereka, dan merencanakan dengan baik. Informasi acara ini misalnya yaitu nama cara atau kegiatan, tanggal acara, waktu acara, tempat acara, tujuan atau tema cara (jika ada), agenda atau rangkaian khusus, kontak informasi, dan salam penutup.

7. Lampiran atau Agenda Acara

Lampiran atau agenda acara dapat menjadi bagian penting dari surat undangan resmi tergantung pada jenis acara dan tingkat rincian yang ingin Anda sampaikan kepada penerima. Lampiran adalah dokumen terpisah yang disertakan bersama surat undangan resmi. Lampiran ini dapat berisi informasi tambahan yang relevan dengan acara atau kegiatan yang diundang. Contoh-contoh dokumen yang sering dilampirkan dalam surat undangan resmi adalah agenda acara, peta lokasi, brosur atau informasi tambahan.

Sedangkan Agenda acara adalah bagian dari isi surat undangan resmi yang merinci jadwal dan urutan kegiatan yang akan berlangsung selama acara tersebut. Ini disebutkan langsung dalam surat undangan dan tidak terpisah dalam lampiran. Agenda acara biasanya mencakup:

• Waktu mulai dan berakhir acara.
• Urutan kegiatan atau sesi.
• Nama-nama pembicara atau pemimpin sesi.
• Topik atau isi dari setiap sesi.
• Jeda atau waktu istirahat (jika ada).

8. Informasi Tambahan

Informasi tambahan yang dapat disertakan dalam surat undangan resmi tergantung pada jenis acara atau kegiatan yang diundang, kebutuhan khusus, dan tingkat rincian yang ingin Anda sampaikan kepada penerima. Contohnya seperti dress ode, persyaratan khusus, konfirmasi kehadiran, transportasi, akomodasi, waktu istirahat atau makan, kontak darurat, petunjuk lokasi, nama-nama tamu kehormatan dan lain-lain.

9. Tanda Tangan dan Stempel

Kemudian yang terakhir yaitu tanda tangan dan stempel adalah elemen penting dalam surat undangan resmi, terutama untuk memberikan otentikasi dan keabsahan undangan. Tanda tangan adalah tandatangan fisik dari individu atau otoritas yang mengeluarkan surat undangan resmi. Tanda tangan ini menunjukkan persetujuan dan kehadiran pihak tersebut dalam acara atau kegiatan yang diundang. ara penggunaan tanda tangan dalam surat undangan resmi adalah sebagai berikut:

• Tanda tangan biasanya ditempatkan di bagian akhir surat, di bawah salam penutup.
• Tanda tangan harus jelas dan mudah terbaca.
• Tanda tangan biasanya dilakukan oleh seseorang yang memiliki otoritas atau peran khusus dalam acara atau organisasi yang mengundang.

Sedangkan stempel atau cap adalah identifikasi visual atau merek dari organisasi, perusahaan, atau lembaga yang mengundang. Penggunaan stempel dalam surat undangan resmi membantu mengidentifikasi sumber atau sumber undangan dan menambahkan keabsahan pada surat.

Lihat Juga : Contoh Soal TKD dan Value Core BUMN

 Contoh Surat Pribadi

Mojokerto, 5 Agustus 2023

Hai Delisa,

Semoga surat ini menemukanmu dalam keadaan sehat dan bahagia. Saya ingin mengucapkan terima kasih atas semua yang telah kamu lakukan dan ingin berbagi kabar denganmu.

Tidak terasa, kita sudah menghabiskan begitu banyak waktu bersama. Kenangan kita bersama selalu menjadi bagian berharga dalam hidup saya. Kita telah melewati begitu banyak hal bersama-sama, dari saat-saat bahagia hingga tantangan yang pernah kita hadapi. Semua itu telah membentuk kita menjadi orang yang kita adalah sekarang.

Saya juga ingin mengucapkan terima kasih atas dukungan dan persahabatanmu. Kamu selalu ada di samping saya, baik dalam kebahagiaan maupun kesedihan. Itu adalah hal yang sangat berarti bagi saya.

Sekarang, saya berharap kita dapat terus menjaga hubungan ini dan menjalani lebih banyak petualangan bersama. Saya yakin masa depan kita penuh dengan kesempatan dan potensi yang menunggu.

Jika kamu memiliki waktu, mari kita rencanakan untuk bertemu lagi dalam waktu dekat. Saya sangat berharap bisa bertemu dan berbicara langsung denganmu.

Terima kasih Delisa, atas segala hal yang kamu berikan dalam hidup saya. Semoga kita tetap dekat dan berbagi momen-momen yang luar biasa di masa mendatang.

Salam hangat,

[Tanda Tangan (jika surat fisik)]

Adella

Lihat Juga : Contoh Majas Metafora

Contoh Surat Undangan Resmi

Kemudian setelah Anda mengetahui contoh surat pribadi di atas, berikut adalah beberapa jenis contoh surat undangan resmi baik untuk keperluan rapat dinas, pemerintahan, atau organisasi dan sebagainya yang dapat Anda jadikan sebagai bahan referensi atau pengetahuan.

1. Contoh Surat Undangan Rapat Dinas Pendidikan

2. Contoh Surat Undangan Rapat Koordinasi

3. Contoh Surat Undangan Resmi Pemerintah Daerah       

4. Contoh Surat Undangan Resmi

5. Contoh Surat Undangan Resmi Organisasi Kampus

Lihat Juga : Contoh Pertanyaan Truth or Dare

6. Contoh Surat Undangan Resmi Organisasi

7. Contoh Surat Undangan Resmi

8. Contoh Surat Undangan Resmi OSIS

9. Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan

10. Contoh Surat Undangan Resmi

Lihat Juga : Sifat-Sifat Eksponen

11. Contoh Surat Undangan Rapat

12. Contoh Surat Undangan Pengajian

13. Contoh Surat Undangan Buka Bersama

14. Contoh Surat Undangan Wali Murid

15. Contoh Surat Undangan Upacara

Lihat Juga : Lagu Nasional Indonesia

Penutup

Dapat Anda ketahui bahwa surat undangan resmi berbeda dengan jenis surat lainnya. Surat undangan resmi menggunakan bahasa yang formal dan sesuai dengan norma-norma tertentu. Surat undangan resmi juga merupakan jenis surat yang digunakan dalam konteks formal atau resmi untuk berkomunikasi antara entitas bisnis, pemerintah, lembaga, atau individu dalam situasi-situasi yang memerlukan tingkat formalitas dan kredibilitas tertentu. Sehingga surat undangan resmi memiliki beberapa komponen penting yang tidak boleh ditinggalkan dan belum tentu ada di jenis surat lainnya.

---

Penulis : Adella Eka Ridwanti | Editor : Rudi Dian Arifin, Wahyu Setia Bintara