Event Organizer (EO) Adalah : Pengertian, Jenis-Jenis, Peran dan Tanggung Jawab

Merayakan sebuah acara yang memiliki konsep simpel, mewah, dan tertata sangat baik adalah impian semua orang. Tak heran jika beberapa orang rela merogoh kocek demi menyukseskan acara agar meriah. Namun, untuk merealisasikan impian supaya bisa menjadi kenyataan sesuai dengan keinginan, Anda tidak perlu ribet dan bingung untuk menentukan ide dan konsep sebuah acara untuk pesta ulang tahun, pernikahan, atau event lainnya. Ini yang paling menarik, untuk Anda yang ingin membuat acara super mewah dan bingung untuk mencari konsep seperti apa? Serahkan saja pada jasa Event Organizer, semua akan teratasi.

Event Organizer atau EO merupakan salah satu pekerjaan yang menawarkan jasa untuk membantu Anda agar terlaksananya sebuah acara, baik bersifat formal maupun non-formal. Apakah jika tidak menggunakan jasa EO acara akan tidak berjalan dengan lancar? Tentu acara akan tetap berjalan semestinya, namun yang pasti nanti akan terlihat perbedaan ketika Anda menggunakan jasa EO dan yang tidak menggunakan jasa tersebut. Acara yang ditangani oleh event organizer akan lebih terkonsep dengan baik, tertata, dan tentu nanti terdapat beberapa staff yang mengarahkan para tamu. Biasanya event organizer juga sudah menyediakan fotografer dan videografer, Anda tidak perlu mengeluarkan uang lagi untuk sekadar menyewa jasa fotografer.  Bagaimana? Sangat menarik, bukan?

Apabila Anda tertarik untuk mengurus sebuah acara kecil maupun besar, cobalah untuk berkarir sebagai EO. Sebelum terjun menjadi seorang EO, Anda perlu mengetahui apa itu EO, jenis, tanggung jawab, hingga gaji. Anda pasti akan semakin tertarik ketika mengetahui seberapa besar gaji dari EO, simak informasi berikut.

Lihat Juga : Contoh Teks MC Formal

Apa itu Event Organizer (EO)?

Event organizer bisa juga disebut sebagai Event planner, dikutip dari resource.workable.com yang memiliki arti sebagai seorang profesional yang bertanggung jawab atas logistik seperti memilih lokasi, menyewa katering, dan berkoordinasi dengan vendor lain seperti hiburan atau aspek lain untuk memastikan suksesnya acara.

Menurut betterteam.com, Even organizer merupakan koordinator acara atau spesialis acara yang bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola setiap aspek acara. Tugasnya meliputi membuat konsep ide tema, merencanakan anggaran, memesan tempat, berhubungan dengan pemasok dan klien, mengelola logistik, dan menyajikan laporan pasca acara.

Singkatnya, Event organizer adalah sebuah jasa yang bertanggung jawab untuk membantu Anda dalam menyukseskan sebuah acara, dimulai dari menentukan ide dan konsep, melobby catering, berdiskusi dengan klien, hingga mempersiapkan anggaran.

Lihat Juga : Contoh Pidato Pendidikan

Jenis – jenis Event Organizer (EO)

Perlu Anda ketahui bahwa event organizer terbagi menjadi 6 jenis berdasarkan tugasnya yang dikutip dari blog.werkudara.com, di antaranya sebagai berikut:

1. One Stop Service Agency (EO)

Jenis EO yang pertama adalah One Stop Service Agency. Event ini merupakan penyelenggara acara secara penuh dari segi kebutuhan seperti tempat, dekorasi, catering dan lainnya. Selain itu, untuk event organizer ini menangani acara yang berskala besar, baik lokal maupun internasional loh. Keren banget ya?

Contoh acara yang ditangani oleh EO jenis ini yaitu acara musik skala besar maupun internasional, seperti konser musik Coldplay, Justin Bieber, RCTI Awards dan lain sebagainya. Perlu diingat, untuk One Stop Service Agency menangani pagelaran atau festival acara lain yang mana penontonnya hingga mencapai ribuan peserta.

2. MICE

Jenis EO kedua adalah MICE. Event organizer ini singkatan dari Meeting, Incentive, Conference, Exbition. Untuk EO satu ini adalah penyelenggara acara formal, profesional, dan entertainment. Beberapa contoh kegiatan yang berhubungan dengan EO MICE yaitu:

• Forum
• Incentive Tour (Travel Program)
• Press Conference
• Congress
• Convention
• Workshop
• Seminar
• Symposium
• Meeting

3. Brand Activation

Brand Activation atau Aktivasi merek merupakan suatu bentuk aktivitas promosi  merek dengan  berinteraksi lebih langsung dan  dekat dengan pengguna melalui acara dan aktivitas pengalaman yang menarik perhatian masyarakat.

Oleh karena itu, Event Organizer (EO) pada kategori ini bertugas menyelenggarakan suatu acara untuk membantu pelanggan mempromosikan merek yang akan diperkenalkan guna meningkatkan penjualan dan memperkenalkan produk kepada konsumen. Beberapa bentuk Brand Activation menurut Wallace (2012):

• Direct Marketing Activation: Merupakan jenis brand activation yang langsung (direct) berhubungan dengan konsumennya. Contohnya seperti wawancara di televisi, radio, media cetak, sampling, dan sebagainya.
• Social Media Activation: Jenis brand activation ini melakukan beberapa kegiatan online di social media seperti email blast, facebook, twitter, dan instagram.
• Promotions Activation: Brand activation dalam bentuk ini melibatkan promo-promo spesial terkait produk atau jasanya. Contohnya seperti mengadakan potongan harga, launching produk baru, kemasan special, penggunaan brand ambassador, dan lain sebagainya.
• Marketing Event Activation: Marketing Event Activation merupakan brand activation yang dilakukan dalam bentuk event/acara. Beberapa kegiatan yang termasuk dalam jenis brand activation ini seperti kegiatan-kegiatan pameran, kontes pemilihan ambassador, arena games, dan lain sebagainya.
• Sponsorship Activation: Dalam sponsorship activation, suatu perusahaan barang/jasa tertentu memberi bantuan mendanai suatu acara ataupun kegiatan seperti kegiatan olahraga, musik, dll. Dengan begitu, brand tersebut akan dipromosikan sepanjang acara baik secara tertulis dimedia (backdrop, lcd, stand khusus) maupun secara lisan oleh MC acara.

4. Musik dan hiburan

Untuk event organizer yang satu ini semua orang pasti sudah tahu, tentu beberapa acara musik dan hiburan, baik secara langsung maupun siaran televisi pasti ada EO yang terlibat di belakang layar untuk menyelenggarakan acara agar meriah.

5. Pernikahan

Event organizer ini juga sudah tidak asing bagi masyarakat, karena sebagian orang yang menikah juga dibantu oleh jasa EO. Hadirnya EO akan membuat acara semakin meriah dan tertata sesuai dengan keinginan klien, konsep dan ide akan menciptakan momen tak terlupakan bagi pasangan dan keluarga yang bersangkutan. Yakin Anda masih ragu untuk menggunakan jasa EO?

6. Ulang Tahun

Selain pernikahan, EO juga melayani beberapa acara ulang tahun, apalagi yang berskala cukup besar, umumnya akan membutuhkan jasa event organizer. Biasanya, ketika seorang anak merayakan ulang tahunnya yang ke 17, anak tersebut dianggap sudah dewasa.

Lihat Juga : Contoh Pidato Persuasif

Peran EO

Mengutip dari sjevents.co.uk, sebagai event organizer baik itu pribadi atau profesional, ada banyak hal yang harus dilakukan saat Anda merencanakan acara besar. Dan, ketika segala sesuatunya berjalan sesuai rencana pada hari itu sangat penting, penyelenggara acara sangat berharga di mata orang lain.

Lalu apa peran event organiser? Sederhananya, itu adalah orang yang bertanggung jawab atas suatu acara dari awal hingga akhir. Individu atau tim yang akan memastikan bahwa rencana tersebut diuraikan secara rinci, bahwa setiap elemen sudah siap, dan segala sesuatunya berjalan sebagaimana mestinya untuk memastikan keberhasilannya – tepat waktu dan sesuai anggaran. Dikutip dari kumparan.com, berikut beberapa peran dari event organizer, yaitu:

• Even organizer merupakan penyelenggara acara yang berhubungan dengan acara. Mulai dari persiapan ide dan konsep hingga pelaporan tanggung jawab.
• Tugas utama EO dan prinsipnya adalah mengorganisir acara secara keseluruhan agar berjalan dengan baik.
• Klien mempunyai fokus yang besar terhadap suatu merek dan perusahaannya. Maka di sini suatu permintaan dapat menjadi kesempatan besar agar EO bisa masuk. Penyelenggara acara bisa membantu klien untuk mempromosikan merek perusahaan.
• Klien menyerahkan acara kepada event organizer profesional di bidangnya. Hasil yang dikerjakan oleh penyelenggara acara harus lebih bagus daripada yang dikerjakan perusahaan itu sendiri.
• Event organizer merupakan usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh kliennya untuk mewujudkan tujuan yang diharapkan klien.
• EO harus menjadi penyedia solusi bisnis untuk kebutuhan klien, mendukung dan memikirkan keputusan yang terbaik serta tepat bagi acara.
• Peran EO yang terakhir ialah sebagai rekan bisnis, bukan pelayan. Secara hierarki EO sejajar dengan klien, sehingga tanggung jawabnya sama besar.

Lihat Juga : Contoh Pidato Perpisahan

Seberapa besar tanggung jawab dari seorang EO?

Sebagai seorang Event Organizer (EO) Anda akan bertanggung jawab untuk membuat konsep ide untuk acara, membuat dan menegakkan anggaran, berhubungan dengan pemasok, berkomunikasi dengan klien, dan pada akhirnya memastikan bahwa setiap acara dilaksanakan dengan sempurna.

Sebagai perencana acara, Anda harus menjadi ahli multitasker dengan perhatian terhadap detail yang sempurna. Orang terbaik untuk peran ini akan memiliki kemampuan luar biasa dalam meramalkan risiko dan mengantisipasi kebutuhan sehingga para peserta terkesan dan puas sepenuhnya pada saat setiap acara berakhir. Untuk lebih jelasnya, berikut beberapa tanggung jawab seorang EO dikutip dari betterteam.com dan climbtheladder.com yang harus Anda ketahui sebelum berkarir di sini.

• Mengidentifikasi kebutuhan dan harapan klien untuk setiap acara.
• Brainstorming dan implementasi konsep dan tema acara.
• Mempersiapkan anggaran acara dan memproses faktur.
• Meneliti dan memesan tempat.
• Mengorganisir pemasok, katering, staf, dan hiburan.
• Mengkoordinasikan seluruh elemen logistik acara.
• Mengelola operasi pengaturan, pembongkaran, dan pembersihan.
• Mengantisipasi kebutuhan peserta dan membuat persiapan terhadap potensi risiko.
• Mengembangkan laporan pasca acara tentang efektivitas setiap acara.
• Berkoordinasi dengan staf venue untuk memastikan acara berjalan lancar, termasuk memastikan peralatan dipasang dengan benar dan keamanan tersedia sesuai kebutuhan.
• Merekrut pembicara dan pemain, menegosiasikan kontrak mereka, dan mengatur perjalanan dan akomodasi mereka
• Mengawasi keamanan acara untuk memastikan keselamatan peserta
• Mengembangkan rencana pemasaran untuk acara tersebut untuk membantu meningkatkan kehadiran
• Berkoordinasi dengan staf katering untuk memastikan makanan dan minuman dikirimkan tepat waktu dan berkualitas baik
• Menentukan harga tiket dan target penjualan tiket untuk memastikan profitabilitas acara
• Mengkoordinasikan jadwal acara terlebih dahulu dengan seluruh peserta, termasuk pembicara dan pengisi acara
• Berkoordinasi dengan vendor, termasuk manajer band dan katering, untuk memastikan bahwa mereka memiliki semua bahan yang dibutuhkan untuk acara tersebut
• Menjual tiket acara, mempromosikannya melalui media sosial dan saluran lainnya, dan mengumpulkan masukan dari peserta setelah acara selesai

Lihat Juga : Contoh Kata Pengantar

Tertarik menjadi EO? Berikut skill yang harus Anda miliki!

Lulusan fresh graduate apakah bisa menjadi seorang EO? Apakah harus ada pengalaman untuk terjun sebagai event organizer? Apabila Anda adalah seorang fresh graduate dan minim pengalaman, tentu Anda tidak perlu khawatir ketika Anda memiliki beberapa kemampuan yang mendukung untuk berkarir di dunia EO. Apa saja skill yang harus dimiliki? Dikutip dari climbtheladder.com, berikut kemampuan yang harus ada dalam diri Anda!

1. Komunikasi

Penyelenggara acara atau event organizer berkomunikasi dengan berbagai orang selama proses perencanaan, termasuk klien, vendor, pemasok, dan penyelenggara acara lainnya. Keterampilan komunikasi yang efektif dapat membantu Anda menyampaikan pesan dengan jelas dan ringkas, yang dapat membantu Anda membangun hubungan yang kuat dengan orang lain dan memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan memahami peran mereka dan peran orang lain.

2. Organisasi

Organisasi adalah kemampuan untuk menjaga ruang kerja dan kehidupan pribadi Anda tetap rapi dan bebas dari kekacauan. Sebagai penyelenggara acara, Anda mungkin bertanggung jawab untuk merencanakan dan melaksanakan keseluruhan acara, termasuk pengaturan dan pengelompokan ruang acara. Mampu mengatur ruang kerja dan kehidupan pribadi dapat membantu Anda menjadi lebih produktif dan efisien.

3. Kepemimpinan

Sebagai penyelenggara acara, Anda mungkin bertanggung jawab untuk mengawasi pekerjaan beberapa penyelenggara acara lainnya. Keterampilan kepemimpinan dapat membantu Anda memotivasi dan mengarahkan orang lain untuk menyelesaikan tugas tepat waktu. Anda juga dapat menggunakan keterampilan kepemimpinan untuk mendelegasikan tugas dan memotivasi orang lain untuk menyelesaikannya.

4. Pemasaran

Pemasaran adalah proses mempromosikan produk atau layanan. Sebagai penyelenggara acara, pemasaran adalah keterampilan yang penting untuk dimiliki karena dapat membantu Anda menarik lebih banyak pelanggan dan meningkatkan pendapatan. Anda dapat menggunakan pemasaran untuk mempromosikan acara Anda, termasuk dengan membuat iklan, menulis postingan media sosial, dan membuat situs web.

5. Manajemen waktu

Penyelenggara acara sering kali harus mengelola banyak tugas sekaligus, jadi manajemen waktu adalah keterampilan penting untuk karier ini. Anda mungkin bertanggung jawab untuk merencanakan dan melaksanakan suatu acara, jadi Anda harus dapat mengatur waktu Anda secara efektif untuk menyelesaikan semua tugas Anda. Anda mungkin juga bertanggung jawab untuk mengatur waktu tim Anda, jadi Anda harus bisa mendelegasikan tugas dan memastikan semua orang bekerja secara efisien.

Lihat Juga : Contoh Teks Eksplanasi

Tanggung jawab besar, gaji juga besar!

Berdasarkan data yang dihimpun oleh Indeed, rata-rata pendapatan seorang Event organizer adalah berkisar antara Rp 5 juta hingga Rp10 juta. Gaji ini kurang lebih konsisten dengan  tempat kerja, reputasi, dan pengalaman.

Untuk staf  acara, rata-rata gaji pokok yang diperoleh  berkisar  Rp3 juta  ditambah bonus. Sedangkan bagi Anda yang paruh waktu, penghasilan yang diterimanya berkisar antara Rp300.000 hingga Rp2 juta.

Sedangkan untuk pendapatan perusahaan sendiri, total pendapatan dari  penyelenggaraan acara bisa mencapai Rp 200 juta hingga Rp 500 juta, tergantung  jenis acara yang diselenggarakan.

Biasanya, acara yang lebih kecil memiliki total pendapatan  yang lebih rendah, berkisar antara Rp 5 juta hingga Rp 50 juta.

Lihat Juga : Arti Hustle Culture

Ingin berbisnis di dunia EO? Pelajari tips berikut!

Bagi Anda yang ingin memulai bisnis event organizer, perlu Anda ketahui jika berbisnis ini membutuhkan banyak persiapan dan perhitungan. Pasalnya, memiliki event organizer tanggung jawabnya sangatlah besar. Selain modal dari segi finansial, pastikan Anda juga melakukan tips-tips berikut ini terlebih dahulu yang dilansir dari cimbniaga.co.id, yaitu:

1. Meningkatkan skill komunikasi

Keterampilan komunikasi yang baik adalah kunci dalam menjalankan bisnis perencanaan acara. Bagaimana bisa sebaliknya, Anda harus menghadapi banyak pihak mulai dari pelanggan, pemasok hingga pelanggan. Oleh karena itu, Anda dan tim harus tahu cara bernegosiasi dan berbicara secara profesional untuk mendapatkan kepercayaan semua pihak. Penyelenggara acara juga harus menyiapkan strategi komunikasi untuk mengatasi kemungkinan negatif yang mungkin timbul, seperti keluhan pelanggan.

2. Bentuk tim yang solid

Menjalankan event organizer tidak bisa dilakukan seorang diri atau tanpa bantuan orang lain. Dalam aktivitas usaha ini, Anda memerlukan tim yang solid dan profesional. Pilihlah orang-orang yang mau bekerja keras, cekatan, bisa diandalkan, dan kreatif. Tak perlu banyak merekrut, cukup sesuaikan dengan kapasitas acara saja.

3. Bangun jaringan relasi secara luas

Kunci untuk menarik pelanggan ketika Anda memiliki event organizer adalah menjalin hubungan seluas-luasnya. Diam  atau bicara dari mulut ke mulut saja tidak cukup. Cobalah untuk menghadiri acara-acara seperti pameran, pernikahan, hiburan dan acara lainnya, kemudian kenali banyak orang di sana. Dengan mereferensikan lebih banyak orang, peluang Anda mendapatkan pelanggan akan lebih besar.

4. Handal mengatur segala hal

Saat Anda menjadi perencana acara, Anda perlu merencanakan acara berdasarkan waktu dan lokasi, konsumsi, pemangku kepentingan, dan lainnya. Pastikan rencana ini  sangat detail. Ya, event organizer harus mempunyai kemampuan dalam mengelola segala aspek yang berkaitan dengan acara tersebut. Misalnya dalam manajemen konsumsi, menentukan jenis dan kuantitas menu  saja tidak cukup. Perlu  juga dikoordinasikan cara penyajiannya, alur orang yang ikut mengambil makanan, bahkan keawetan makanan, bahkan warna saputangan pun tidak diperhatikan.

5. Lakukan promosi online

Terakhir, jalankan promosi  online. Anda dapat memanfaatkan teknologi seperti iklan aplikasi media sosial untuk menjangkau khalayak yang  lebih luas. Buat materi promosi yang menarik, termasuk foto atau video terkait jenis acara yang diadakan. Untuk menarik calon pelanggan, pada proyek pertama ini Anda juga dapat mengadakan promosi berupa diskon atau hadiah.

Lihat Juga : Arti Deadline

Penutup

Apakah Anda sangat menyukai dalam mengurus acara atau pernah terlibat langsung di dalamnya? Jika jawabannya ya, EO atau Event organizer adalah tempat berkarir yang sangat cocok untuk Anda. Tanggung jawab besar, tentu gaji yang didapatkan juga besar. Untuk itu, apabila Anda ingin berkarir di EO Anda harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, manajemen waktu, organisasi, kepemimpinan, dan pemasaran. Bagaimana jika tidak ada skill yang dikuasai? Jawabannya ialah Anda harus belajar dan konsisten. Mempelajari sesuatu hal yang baru tidak menakutkan seperti yang Anda bayangkan, justru dengan adanya kegiatan baru, kemampuan Anda akan semakin meningkat. Karir Anda masih panjang, teruslah belajar dan berjuang demi masa depan yang tertata.

---

Penulis : Elly Abriyanti Widyaningrum | Editor : Rudi Dian Arifin, Wahyu Setia Bintara